El mejor de los planes para un día productivo puede venirse por la borda simplemente por falta de un poco de organización. El hecho de abrir nuestra aplicación de correo electrónico o chat, abrir la web, ver la televisión, hacer largas e innecesarias llamadas telefónicas o pasar por el escritorio de algún colega pueden ser enormes distractores que poco abonan al cumplimiento de las metas propuestas para el día. Antes de darte cuenta habrás perdido varias horas valiosas de tu tiempo. A continuación te muestro 3 pasos para tomar el control sobre tu día y hacerlo mucho más productivo.
1. Establece un plan para el día. Al llegar a la oficina, tómate 5 minutos para planear tu día antes de iniciar cualquier actividad. Haz una lista con las cosas que deseas lograr en el día y establece márgenes de tiempo realistas para sacar adelante cada uno de tus compromisos. Coloca las tareas más complicadas al inicio del día y da tiempo para atender un par de imprevistos pero asegúrate que no consuman todo tu día.
2. Reenfócate. Cada hora, tómate un minuto para detener lo que estás haciendo, mira a tu lista, y reflexiona sobre tu última hora. ¿Fue productiva? ¿Qué se puede hacer para que la próxima hora sea productiva?
3. Revisa. Al final del día revisa tu lista para ver cuántas cosas fuiste capaz de lograr. Saca conclusiones de como afrontaste cada una de las tareas. ¿Asignaste mucho o poco tiempo para cada una? ¿Qué cambios puedes hacer para tener un día más productivo mañana?
Unas pocas sugerencias y conclusiones finales:
La planeación a corto plazo es mucho más efectiva porque te mantiene enfocado, motivado y con las ideas más frescas.
El costo acumulado de las horas que desperdiciamos diariamente es enorme y no nos damos cuenta.
La práctica de planear tu día puede transformarse en un buen hábito, y por lo tanto, cada día será más fácil llevarla a cabo. Puedes intentar la técnica de los 30 días para formarte este nuevo hábito.
Recuerda que apenas vas iniciando con el proceso de planeación y organización de tu día, así que si un día fallas no debes desanimarte, por el contrario, el siguiente día trata de hacerlo un poco mejor.